Как использовать RFID-системы при организации мероприятий

Деятельность каждой компании не обходится без мероприятий для клиентов, партнеров и персонала. На любом таком мероприятии (открытом или закрытом) необходимо не только вести учет посетителей: количество, статус и т.д., но и определять посещаемость каждого конкретного семинара, выставки, выступления. Это необходимо как для составления отчетов, так и для разработки планов последующих мероприятий. Например, если мастер-класс или семинар посетило большее количество людей, чем выставку, то в будущем необходимо это учесть для выбора помещения (под выставку можно отвести небольшой кабинет, а семинар организовать в просторном зале) и для создания расписания (ту часть мероприятия, которую посетило наименьшее количество человек можно вычеркнуть из плана, а вместо нее организовать что-то более интересное для посетителей).

Однако учет гостей необходим еще и для того, чтобы осуществлять контроль. Например, на закрытое мероприятие имеет доступ ограниченное число людей. Но как отличить, кто был приглашен, а кто просто любопытный прохожий. За всем этим может следить обслуживающий персонал. Однако при этом возможно большое количество ошибок: человеческий фактор, усталость, невнимательность. Любой недосмотр, несерьезный на первый взгляд, может привести к получению недостоверных данных, которые в свою очередь могут ощутимо сказаться на успехе будущих мероприятий.

Как же организовать процесс учета гостей, чтобы это было удобно и персоналу, и самим посетителям, и при этом получить максимальный объем полезной информации? В этом Вам помогут RFID-системы.

Как это работает?

 Данная система использует технологию радиочастотной идентификации, которая позволит полностью контролировать посещение мероприятия гостями, а также доступ людей к каждой отдельной зоне. Система RFID основана на действии радиоволн, которые могут считать и расшифровать информацию, закодированную в чип карты, брелока или браслета. Считывание информации происходит на специальных контрольных точках, после чего сведения о госте поступают на картридер, затем они вносятся в базу данных.

В чем преимущество?

 Данная система не только упрощает работу персоналу: не нужно искать каждого гостя в списке, но и сводит к минимуму любые ошибки в идентификации гостя и его перемещениях. Вся информация, поступившая с RFID-меток, мгновенно вносится в программу.

Еще одним достоинством данной системы является возможность бесконтактного учета посетителей. Считать данные программа сможет даже если человек с карточкой, брелоком или браслетом находится на расстоянии 3-4 метров от считывателя, то есть пользователю не нужно подходить и прикладывать его RFID-устройство. Это облегчает передвижение гостей: не нужно в каждом зале искать считыватель или стоять в очереди, чтобы провести по нему картой. При этом организатор получит точную информацию обо всех передвижениях отдельного человека: какие акции он посетил и во сколько, сколько времени там находился.

Кроме того, данная система способствует повышению безопасности. Например, если мероприятие закрытое, то на него не сможет попасть нежеланный посетитель. Если же такая ситуация все-таки произойдет, организатор сразу же получит оповещение.

Какие варианты RFID-продукции существуют?

 В зависимости от вида мероприятия, поставленных целей, количества гостей и других показателей компания-организатор может выбрать оптимальный вид носителей RFID-меток. Это могут быть карты, брелоки, браслеты. Напомним, что прикладывать их к считывателю не нужно, система сможет получить информацию, даже если карта лежит в сумке или кармане.

Какие функции выполняет RFID-система? 

• Регистрация гостей:  увеличивается скорость учета всех посетителей, повышается удобство работы, а потерянные устройства легко заменяются;
• Отслеживание перемещений:  в систему вносятся все данные по входу и выходу, продолжительность посещения человеком каждой зоны;
• Определение посещаемости каждой зоны:  организатор сможет изучить популярность той или иной акции среди гостей (при этом если человек отсутствует на обязательном для всех мероприятии – сработает оповещение);
• Наблюдение за гостями:  система позволяет легко следить за перемещением каждого гостя, поэтому при необходимости можно будет легко найти нужного человека;
• Контроль доступа:  доступ в некоторые зоны может быть ограниченным (например, определенную акцию смогут посетить только партнеры компании), поэтому при необходимости RFID-система может осуществлять дополнительный контроль (VIP-клиенты могут посещать большее количество различных зон);
• Распознавание участников для распределения различных бонусов.

Где можно применять подобную систему? 

RFID-система широко применяется на различных выставках, конференциях, семинарах, тренингах и форумах. Она не только упрощает организацию мероприятия, но и довольно сильно влияет на его экономический результат.

Например, регистрация гостей с помощью радиочастотной идентификации позволит сократить штат обслуживающего персонала, который фиксирует присутствие гостей. Также информация, собранная на конкретном мероприятии позволит оптимизировать расходы на последующие акции: заменить непопулярные зоны и более востребованные, организовать рекреационную зону и т.д.

Особенности системы RFID 

• Указанная радиосистема использует UFH-частоты, которые относятся к ультравысоким. Они позволяют считывать информацию на больших расстояниях:  3-7 метров.
• Радиочастотную идентификацию довольно просто внедрить: при введении системы в эксплуатацию будет достаточно короткого инструктажа, специальное обучения персонала не требуется.