Деятельность каждой компании не обходится без мероприятий для клиентов, партнеров и персонала. На любом таком мероприятии (открытом или закрытом) необходимо не только вести учет посетителей: количество, статус и т.д., но и определять посещаемость каждого конкретного семинара, выставки, выступления. Это необходимо как для составления отчетов, так и для разработки планов последующих мероприятий. Например, если мастер-класс или семинар посетило большее количество людей, чем выставку, то в будущем необходимо это учесть для выбора помещения (под выставку можно отвести небольшой кабинет, а семинар организовать в просторном зале) и для создания расписания (ту часть мероприятия, которую посетило наименьшее количество человек можно вычеркнуть из плана, а вместо нее организовать что-то более интересное для посетителей).
Однако учет гостей необходим еще и для того, чтобы осуществлять контроль. Например, на закрытое мероприятие имеет доступ ограниченное число людей. Но как отличить, кто был приглашен, а кто просто любопытный прохожий. За всем этим может следить обслуживающий персонал. Однако при этом возможно большое количество ошибок: человеческий фактор, усталость, невнимательность. Любой недосмотр, несерьезный на первый взгляд, может привести к получению недостоверных данных, которые в свою очередь могут ощутимо сказаться на успехе будущих мероприятий.
Как же организовать процесс учета гостей, чтобы это было удобно и персоналу, и самим посетителям, и при этом получить максимальный объем полезной информации? В этом Вам помогут RFID-системы.
Как это работает?
Данная система использует технологию радиочастотной идентификации, которая позволит полностью контролировать посещение мероприятия гостями, а также доступ людей к каждой отдельной зоне. Система RFID основана на действии радиоволн, которые могут считать и расшифровать информацию, закодированную в чип карты, брелока или браслета. Считывание информации происходит на специальных контрольных точках, после чего сведения о госте поступают на картридер, затем они вносятся в базу данных.
В чем преимущество?
Данная система не только упрощает работу персоналу: не нужно искать каждого гостя в списке, но и сводит к минимуму любые ошибки в идентификации гостя и его перемещениях. Вся информация, поступившая с RFID-меток, мгновенно вносится в программу.
Еще одним достоинством данной системы является возможность бесконтактного учета посетителей. Считать данные программа сможет даже если человек с карточкой, брелоком или браслетом находится на расстоянии 3-4 метров от считывателя, то есть пользователю не нужно подходить и прикладывать его RFID-устройство. Это облегчает передвижение гостей: не нужно в каждом зале искать считыватель или стоять в очереди, чтобы провести по нему картой. При этом организатор получит точную информацию обо всех передвижениях отдельного человека: какие акции он посетил и во сколько, сколько времени там находился.
Кроме того, данная система способствует повышению безопасности. Например, если мероприятие закрытое, то на него не сможет попасть нежеланный посетитель. Если же такая ситуация все-таки произойдет, организатор сразу же получит оповещение.
Какие варианты RFID-продукции существуют?
В зависимости от вида мероприятия, поставленных целей, количества гостей и других показателей компания-организатор может выбрать оптимальный вид носителей RFID-меток. Это могут быть карты, брелоки, браслеты. Напомним, что прикладывать их к считывателю не нужно, система сможет получить информацию, даже если карта лежит в сумке или кармане.
Какие функции выполняет RFID-система?
- Регистрация гостей: увеличивается скорость учета всех посетителей, повышается удобство работы, а потерянные устройства легко заменяются;
- Отслеживание перемещений: в систему вносятся все данные по входу и выходу, продолжительность посещения человеком каждой зоны;
- Определение посещаемости каждой зоны: организатор сможет изучить популярность той или иной акции среди гостей (при этом если человек отсутствует на обязательном для всех мероприятии – сработает оповещение);
- Наблюдение за гостями: система позволяет легко следить за перемещением каждого гостя, поэтому при необходимости можно будет легко найти нужного человека;
- Контроль доступа: доступ в некоторые зоны может быть ограниченным (например, определенную акцию смогут посетить только партнеры компании), поэтому при необходимости RFID-система может осуществлять дополнительный контроль (VIP-клиенты могут посещать большее количество различных зон);
- Распознавание участников для распределения различных бонусов.
Где можно применять подобную систему?
RFID-система широко применяется на различных выставках, конференциях, семинарах, тренингах и форумах. Она не только упрощает организацию мероприятия, но и довольно сильно влияет на его экономический результат.
Например, регистрация гостей с помощью радиочастотной идентификации позволит сократить штат обслуживающего персонала, который фиксирует присутствие гостей. Также информация, собранная на конкретном мероприятии позволит оптимизировать расходы на последующие акции: заменить непопулярные зоны и более востребованные, организовать рекреационную зону и т.д.
Особенности системы RFID
- Указанная радиосистема использует UFH-частоты, которые относятся к ультравысоким. Они позволяют считывать информацию на больших расстояниях: 3-7 метров.
- Радиочастотную идентификацию довольно просто внедрить: при введении системы в эксплуатацию будет достаточно короткого инструктажа, специальное обучения персонала не требуется.